Stap 1 : Goals
De allereerste stap bij het organiseren van een evenement is zonder twijfel het bepalen van je doelstelling . Een corporate event is een investering en die willen we laten renderen! Wil jij meer verkopen halen, je medewerkers bedanken of je stakeholders, klanten en medewerkers laten verbinden? Het is ontzettend belangrijk dit op voorhand te bepalen zodat je tijdens het organiseren je doel niet uit het oog verliest! Geloof ons, wanneer de creativiteit toeslaat en de ideeën vloeien is het makkelijk om even terug te grijpen naar die vooropgestelde goals.
TIP: Schrijf je doelstelling op een A3 papier en hang deze ergens op in je kantoor! Zo verlies je je doel nooit uit het oog tijdens het organiseren van je corporate event.
Stap 2 : Bepaal je aantal gasten
De volgende stap bij het organiseren van een corporate event is het bepalen van je aantal gasten. Kijk daarbij ook naar geslacht/leeftijd/sectoren/eventueel hobby’s … op die manier kan je een duidelijk beeld scheppen over je doelgroep en jouw entertainment hieraan aanpassen voor een zo gepersonaliseerd mogelijke ervaring. Op basis van het aantal gasten kan je weer de volgende stap bepalen. Hoewel het bepalen van het aantal gasten ook soms gepaard gaat met het budget.
TIP: Houdt bij het samenstellen van je gastenlijst ook je doel in de gaten.
Stap 3: Money, money, money
Eens je weet wat en wie je wil bereiken met je evenement wordt het tijd om je budget te bepalen. Inventariseer eerst alle verschillende zaken die bij jouw evenement horen en hoeveel jullie hier precies aan uit willen geven. Zonder vooropgesteld budget is “The Sky The Limit” en heb je misschien onnodig veel werk uitgevoerd. Time is money, dus waste of time means waste of money waste én dat wil niemand.
TIP: Geen zin in een slechte verrassing? Reken 10% marge bovenop je vooropgesteld budget voor onvoorziene kosten.
TIP: Een standaard verdeling van het budget – Catering 30% – Locatie 20% – Entertainment 20% – Techniek 15% – Varia 15%
Stap 4: Locatie en datum
De locatie kiezen is misschien een van de belangrijkste onderdelen bij het organiseren van een evenement. Enkele zaken om rekening mee te houden bij het kiezen van een locatie zijn:
- Is er parking aanwezig?
- Inspireert de locatie voldoende?
- Past de locatie bij het doel?
- Is de locatie voldoende groot?
Tip: Een handig overzicht van bijna alle eventlocaties in België vind je op www.dnls.be
Tip: Dinsdag, woensdag en donderdag zijn doorgaans de beste dagen voor het organiseren van een corporate event zonder partners. Met partner is de voorkeursdag , vrijdag, met kinderen is dat uiteraard het weekend.
Stap 5: The show must go on
Programma
Bij het bepalen van het programma dien je rekening te houden met verschillende zaken. Zo voorzie je best een uurtje voor het ontvangen van je gasten, op die manier heb je voldoende tijd om iedereen te registreren en creëer je wat marge voor de laatkomers. Met een glaasje fruitsap, cava, koffie en wat fijne achtergrondmuziek zorg je voor een ontspannen sfeer. Start jouw event met een originele én motiverende openingsspeech, je zal snel merken dat je eventbelevers dit positief zullen onthalen. Plan tussen de sessies door telkens voldoende pauze in zodat iedereen zijn aandacht erbij houdt.
Tip: wie houdt van engagement kan de eventbelevers zelf laten kiezen welke sessies/activiteiten ze zullen bijwonen adhv een online registratiesysteem.
Tip: Plan de sessies die veel informatie bevatten als eerste wanneer de belevers nog fris zijn en dus de informatie langer zullen onthouden.
Food
Tegenwoordig is eten meer dan gerechten alleen en wordt catering een onderdeel van de beleving van je evenement. Houd bij het kiezen van een menu altijd de doelgroep in gedachten, wat is de leeftijd, geslacht, branche waar je eventbelevers werkzaam zijn… .
Tip: Vraag op voorhand bij je gasten of er bepaalde dieetwensen zijn, zo kom je niet voor verrassingen te staan en kan je cateraar hier vroegtijdig op anticiperen
Stap 6 : Het draaiboek
Volgens Azorti, de belangrijkste tool van elke evenement! Dit is het belangrijkste communicatiestuk voor alle partijen die het evenement mee mogelijk maken.
In het draaiboek schrijf je:
- Een contactenlijst met telefoonnummer (GSM) van alle betrokken partijen.
- Alle activiteiten én tijdstip die moeten plaatsvinden voor zowel opbouw, het event zelf én afbouw.
Tip: Verstuur je draaiboek tijdig naar je klanten, leveranciers, locatie zodat ook zij op de hoogte zijn van de planning en zij nog tijd hebben om eventueel feedback te sturen.
